अपने सभी पेपर रिकॉर्ड्स को कैसे सॉर्ट, टॉस और स्टोर करें?

इन संगठन युक्तियों के साथ रसीदों, कानूनी दस्तावेजों और बिलों को नियंत्रण में रखें।

दराज में रखे गए या ढेर में ढेर, मेल और दस्तावेज़ जल्दी से एक कार्यक्षेत्र और उत्पादकता को कम कर सकते हैं। जबकि आपके घर के बाकी हिस्सों को क्रम में रखना आसान हो सकता है, हम शर्त लगा रहे हैं कि आप बिलों और फोटोकॉपी फॉर्मों के संगठन के लिए समान स्तर का ध्यान और विचार नहीं देंगे। हालांकि जब तक आपको प्रत्येक टुकड़े को फिर से संदर्भ की आवश्यकता न हो, तब तक कागजी कार्रवाई को दूर करने के लिए मोहक हो सकता है, आपको अपने पेपर ढेर को एक और वर्ष के लिए बंद नहीं करना चाहिए। एक आयोजन विशेषज्ञ के अनुसार, इसे हमेशा के लिए करने का तरीका यहां बताया गया है।

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दरवाजे पर शुरू करो।

इससे पहले कि अलग-अलग दस्तावेज़ आपके पूरे घर में यात्रा करना शुरू करें, मलाइका लुबेगा-एक पेशेवर आयोजक, इंटीरियर डेकोरेटर, और के मालिक हुजा होम कॉन्सेप्ट्स -कहते हैं कि जैसे ही आप अपने सामने के दरवाजे से चलते हैं, आप पता लगा सकते हैं कि आपको उन्हें सॉर्ट करने, टॉस करने या स्टोर करने की आवश्यकता है या नहीं। 'एक साधारण 'ड्रॉप ज़ोन' पेपर अव्यवस्था को दूर रखने में मदद करता है, 'वह कहती हैं। 'मेरे अपने घर में, मैं अपने 'हनी डू बॉक्स' कागज की अव्यवस्था को रोकने, बनाए रखने और कम करने के लिए।' लुबेगा लिड के साथ अपने स्वयं के डिजाइन प्लास्टिक फ़ाइल क्रेट द्वारा निर्मित की ओर इशारा करता है ($ 11, लक्ष्य.कॉम ) एक उत्पाद के रूप में किसी के भी उपयोग के लिए क्योंकि इसमें कोई गड़बड़ी नहीं है अगर यह गलती से खटखटाया जाता है। वह कहती हैं, 'मैं इस बिन को छांटने के लिए सप्ताह में एक दिन निर्धारित करती हूं, फ़ाइल को हटा देती हूं, टुकड़े-टुकड़े कर देती हूं और जो कुछ भी नहीं रहता है उसे रीसायकल करती हूं।'

एक छँटाई प्रणाली बनाएँ।

अपनी छँटाई प्रक्रिया में सहायता करने का एक तरीका एक फाइलिंग सिस्टम बनाना है। यह जटिल होना जरूरी नहीं है। वास्तव में, लुबेगा का कहना है कि यह वास्तव में आपको उन दस्तावेजों को ट्रैक करने में मदद करेगा जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है, जिन्हें आपको केवल फाइल करने की आवश्यकता है। वह बजट के अनुकूल क्यूब आयोजक का उपयोग करने की सिफारिश करती है, जैसे थ्रेसहोल्ड का फोर-क्यूब ऑर्गनाइज़र शेल्फ ( $ 50, लक्ष्य.कॉम ), प्रोजेक्ट के 62 मेटल मैगज़ीन फ़िलर जैसे मैगज़ीन फ़ाइल बिन्स के साथ ( , लक्ष्य.कॉम ), और कपड़े के डिब्बे, जैसे थ्रेशोल्ड क्यूब स्टोरेज बिन्स ( $ 10, लक्ष्य.कॉम ), सब कुछ क्रम में रखने के लिए। यहां से, कागजी कार्रवाई के प्रकार या प्राथमिकता के स्तर के आधार पर प्रत्येक पत्रिका बिन को लेबल करें। लुबेगा प्रत्येक को इन लेबलों के साथ क्रमबद्ध करता है: बिल, करने के लिए, और फाइल करने के लिए। बिलों से शुरू करते हुए, वह उन सभी को अपनी अलग फ़ाइल में सॉर्ट करने के लिए कहती है, जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है, जैसे उपयोगिता बिल। 'टू डू' कागजी कार्रवाई, जो एचओए नोटिस और पुनर्वित्त विकल्पों से लेकर आगामी स्कूल कार्यक्रमों और अन्य दस्तावेजों तक कुछ भी हो सकती है, जिन्हें तत्काल नोटिस की आवश्यकता नहीं है, एक व्यक्तिगत बिन में रखें। फिर जब आप किसी बिल का भुगतान कर देते हैं, वर्ष के लिए करों को पूरा कर लेते हैं, या परिवार के किसी सदस्य से यादगार परियोजनाओं को दूर रखना चाहते हैं, तो इसे 'फाइल करने के लिए' बिन में डाल दें।

लंबी अवधि के लिए स्टोर करें।

अपने छँटाई सिस्टम के अलावा, आसान भंडारण के लिए अलग फ़ोल्डर जोड़ें और अपने सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों, जैसे गैस, बिजली और पानी के बिलों तक पहुँच प्राप्त करें; आप में से प्रत्येक के लिए कागजी कार्रवाई क्रेडिट कार्ड और बैंक; और आवास संबंधी फाइलें। लुबेगा नोट करता है, 'फ़ोल्डर्स के भीतर, कालानुक्रमिक रूप से ऑर्डर रिकॉर्ड करता है (सबसे हाल ही में सामने)। 'यह आपको ट्रैक करने में मदद कर सकता है कि फ़ोल्डर में कितने समय से कुछ है, और आप इसे पीछे से खाली कर सकते हैं, स्कैन कर सकते हैं और एक साल के बाद टुकड़े टुकड़े कर सकते हैं।'

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वह कहती हैं कि अपने कानूनी कागजी कार्रवाई की हार्ड कॉपी हमेशा अपने पास रखें, जैसे जन्म प्रमाण पत्र, पासपोर्ट, संपत्ति के शीर्षक और सामाजिक सुरक्षा कार्ड। लुबेगा बताते हैं, 'इन्हें किसी बैंक या घर में सुरक्षित तिजोरी में रखा जा सकता है। 'अगर घर पर हैं, तो उन्हें एक जलरोधी और अग्निरोधक तिजोरी में रखा जाना चाहिए जिसे आसानी से पकड़ा जा सकता है और आपात स्थिति में, जैसे बवंडर, बाढ़ या आग की स्थिति में ले जाया जा सकता है।' चूंकि इन दस्तावेजों को बदलना पूरी तरह से और महंगा हो सकता है, वह हनीवेल लाइट वेट वाटरप्रूफ चेस्ट की तरह एक छाती में निवेश करने का सुझाव देती है ( $ 119.98, Lowes.com )

'जंक मेल' टॉस करें।

अगर आपको कोई 'जंक मेल' जैसे फ़्लायर्स या विज्ञापन मिलते हैं, तो लुबेगा का कहना है कि इन्हें आमतौर पर तुरंत रिसाइकल किया जा सकता है। 'यदि यह 'वर्तमान निवासी,' यह जा सकता है!' वह कहती है। 'हालांकि, अगर उस पर आपका नाम और पता है, तो सुरक्षा उद्देश्यों के लिए यह टुकड़े टुकड़े करने लायक है।' रीसायकल करने के लिए अन्य आइटम? कूपन एक हैं, खासकर जब से कई ऑनलाइन मिल सकते हैं।

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डिजिटल जाओ।

एक निश्चित समय के लिए दस्तावेज़ दाखिल करने के बाद, आप उन्हें डिजिटाइज़ कर सकते हैं। आप भुगतान किए गए बिलों, बैंक विवरणों, बंधक पत्रों को लगभग एक वर्ष तक अपने पास रखना चाहेंगे, जबकि आप पांच वर्षों के लिए चिकित्सा रिकॉर्ड या कर संबंधी जानकारी संभाल कर रखना चाहेंगे। एक बार समय की वह खिड़की बीत जाने के बाद, लुबेगा उन्हें स्कैन करने और उनकी एक डिजिटल कॉपी रखने के लिए कहता है। लुबेगा कहते हैं, 'कई मासिक स्टेटमेंट (जैसे बिल, बैंक स्टेटमेंट आदि) में पेपरलेस विकल्प होते हैं, जिससे ग्राहक इलेक्ट्रॉनिक रूप से स्टेटमेंट एक्सेस कर सकते हैं और भुगतान कर सकते हैं। 'इसी तरह, कई डॉक्टर' कार्यालयों (कुछ पशु चिकित्सकों सहित) में रोगी पोर्टल होते हैं जो सुरक्षित रूप से मेडिकल रिकॉर्ड और बयानों पर भी टिके रहेंगे।' चूंकि आप इस प्रकार के बयानों और प्राप्तियों को ऑनलाइन एक्सेस कर सकते हैं, आप अतिरिक्त कागज के बिना अपने घर को व्यवस्थित रखने में सक्षम होंगे।

प्रो टिप? वह पीटर पैपर प्रेस पर्सनल इंटरनेट एड्रेस और पासवर्ड लॉगबुक जैसी किताब में पासवर्ड लॉग करने की सलाह देती है। $ 7.95, अमेजन डॉट कॉम ), चूंकि गोपनीय जानकारी को संक्षेप में लिखने के लिए बहुत सारे स्थान हैं और आप किसी उपकरण के बजाय हमेशा पकड़ कर रख सकते हैं। 'जबकि लगभग सभी कागज रहित सेवाएं आपको क्रेडिट कार्ड से भुगतान करने की अनुमति देंगी, यह देखने के लिए दोबारा जांच करें कि क्या आपके चेकिंग खाते से सीधे निकासी के बजाय क्रेडिट के माध्यम से भुगतान करने से कोई शुल्क जुड़ा हुआ है,' वह सलाह देती है। 'बाद वाला लगभग हमेशा एक मुफ़्त विकल्प होता है।'

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